Cloud ERP, eller forretningssystemer i skyen, blir stadig mer aktuelt for bedrifter som ønsker å effektivisere økonomi- og driftsprosesser. En skybasert ERP-plattform kan gi deg bedre kontroll, fleksibilitet og mulighet for skalerbarhet. Noen vil hevde at skyløsninger er nødvendig i dag, men er dette virkelig noe for alle bedrifter, og hvilke faktorer bør du vurdere før du tar spranget?
Les videre for å finne ut hvordan cloud ERP software fungerer, hvilke fordeler og ulemper som finnes, og ikke minst hva du kan gjøre for å sikre en trygg og effektiv implementering.
Fundamentet for en ERP-løsning i skyen
En cloud ERP-løsning innebærer at bedriftens ERP driftes via eksterne servere i skyen stedet for lokalt (såkalt on premise eller on prem ERP). ERP i skyen leveres som en tjeneste og det kan skje på flere måter. Dette betyr ofte at man kan velge mellom ulike skymodeller som private cloud (dedikert servermiljø), public cloud multi tenant (delt miljø) eller en managed cloud-løsning som kombinerer flere tjenester. Ved å samle data i sanntid og automatisere rutineoppgaver, kan bedrifter oppnå høyere effektivitet, bedre innsikt og reduserte kostnader.
- Cloud ERP gir bedre oversikt over økonomi- og forretningsprosesser.
- Fleksible skymodeller som public cloud multi tenant eller private cloud dekker ulike behov.
- SaaS ERP (Software as a Service) forenkler oppdateringer og vedlikehold, men begrenser ofte tilpasningsmuligheter.
- Skybasert ERP kan gi raskere utrulling og enklere skalerbarhet.
- Integrasjon med eksisterende systemer kan forbedres gjennom API.
Les mer om våre ERP-løsninger.
Hvorfor er cloud ERP bedre?
Skybaserte ERP-løsninger (Cloud ERP) er i ferd med å revolusjonere hvordan bedrifter håndterer økonomi, logistikk og drift. Dette gir fleksibilitet, sikkerhet og enklere skalering. Store leverandører investerer tungt i sikkerhetsinfrastruktur, kryptering og kontinuerlige oppdateringer. Samtidig er det viktig å gjøre en god risikoanalyse, spesielt om du vurderer cloud ERP for små bedrifter, der interne ressurser til IT ofte er begrensede. Vurder alternativene, men å bli on prem på egen lokal server som i gamle dager er som regel ikke lenger anbefalt.
- Mer for pengene. Ingen store investeringer i maskinvare og vedlikehold.
- Skybaserte plattformer benytter avansert kryptering og sikkerhetsprotokoller.
- Leverandørene sørger for kontinuerlige oppdateringer og sikkerhets-patching av systemene.
- Lokal lagring (on premise ERP) kan være mer sårbar om ikke vedlikeholdet er godt nok.
- Managed cloud-løsninger gir ekstra trygghet gjennom dedikerte sikkerhetsteam.
- Mange brukere opplever en følelse av trygghet ved å ha en ekstern profesjonell partner som håndterer driften.
- Bedre tilgjengelighet. Tilgang fra hvor som helst, perfekt nå som hybride team og litt hjemmekontor er blitt standard for å kunne beholde talent.
Fordelene er spesielt viktige for selskaper som ønsker å være mer smidige i markedet, konkurrere bedre og tilpasse seg nye muligheter raskere.
Hvilke varianter er vanligst
Først og fremst finner du varianter av ERP-systemer basert på størrelse og kompleksitet. Hvor tilpasningsbart skal systemet være? Hvor rimelig skal det være i drift? I den ene enden har du små ERP som ikke kan tilpasses annet enn gjennom innstillinger og integreres kun gjennom system-leverandørens egne moduler. Dette er ofte nok for et enkelpersonselskap eller et lite AS. Det er en slags alt i ett SaaS-løsninger. Du betaler et abonnement og det fungerer. Der er det ofte selvhjelpsløsninger for å bruke systemet riktig. Deretter kan du ofte gi tilgang til systemet til konsulenter, partnere eller regnskapsførere som spesialiserer seg på nettopp dette systemet.
Neste skritt er å kunne integrere systemet gjennom et økosystem av tredjepartsleverandører. Det kan være fakturasalg, inkasso eller lignende. Mange har likevel flere andre systemer de bruker allerede og vil ha en litt gradvis overgang. Du kanskje også ønsker å kunne velge deler litt mer fritt og sette sammen selv. Det kan også være bransjespesifikk behov som melder seg. Med et åpent API kan utviklere sette sammen systemer som i utgangpunktet ikke har en ferdig integrasjon.
Du kan få en slags hyllevare av et system eller du kan få en egen installasjon som kan tilpasses din bedrifts behov. Den egne installasjonen kan du kjøre i forskjellige typer skyer. Public cloud er delt ressurs som er lett å skalere. Du finner i dag leverandører som AWS, Google cloud og Azure. I en slik løsning trenger du IT-drift og utvikling av din installasjon. Med private cloud har du en dedikert serverressurs, som oftest kjører denne i en serverpark. Med en slik løsning trenger du i tillegg drift av din server.
- Managed cloud. Du får bistand med migrasjon, sikkerhet, oppdateringer, tilpasninger og integrasjoner.
- Private cloud. Du har din egen dedikerte serverresurs i en serverpark.
- Public cloud. Du deler serverressurser mer dynamisk med andre og kan lett skalere opp etter behov.
- Hybrid cloud. Du har en blandet løsning med noen deler i public cloud, noen i private cloud eller kanskje til og med noe gammelt on prem igjen i en overgangsperiode.
- On premise cloud. Dette er strengt tatt ikke en full skyløsning. Det blir litt som å kalle en hybridbil for en selvladende elbil.
- SaaS. Mange leverandører bruker begrepet Software as a Service for alt i ett løsninger uten tilpasninger med abonnement, men også skreddersydde løsninger leveres ofte i en slik modell.
FAQ
Hva er Cloud ERP?
Cloud ERP er et forretningssystem som driftes i skyen, altså via eksterne servere, i stedet for lokale servere.
Hva er fordelene med Cloud ERP?
De viktigste fordelene er skalerbarhet, enklere vedlikehold, automatiske oppdateringer og ofte lavere totale kostnader.
Hvilket Cloud ERP er best?
Dette avhenger av bedriftens behov. Løsninger som for eksempel SAP cloud, IFS cloud eller Visma business NXT passer ulike segmenter.
Er SAP Cloud ERP?
Ja, SAP ERP cloud er en skybasert versjon av SAPs forretningssystem.
Hva er IaaS?
Infrastructure as a service er et basic nivå av cloud hvor du leier IT -infrastruktur som plass i serverrack, servere eller virtuelle maskiner. De som leverer og drifter en cloud ERP-løsning til bedrifter er ofte kunder.
Hva er SaaS?
Software as a Service er en abonnementsmodell. Bedriften kjøper en komplett pakke.
Sikkerhet i Cloud ERP – Tryggere enn On-Premise?
En av de største bekymringene for bedrifter som vurderer skybaserte ERP-løsninger er datasikkerhet. Mange spør seg: "Er skybasert ERP virkelig trygt?". Faktum er at de største leverandørene investerer tungt i sikkerhet. Med funksjoner som:
- Avansert kryptering – Data krypteres både under lagring og overføring.
- 24/7 overvåking – Kontinuerlig overvåking for å oppdage mistenkelig aktivitet.
- Automatiske sikkerhetsoppdateringer – Reduserer risikoen for sårbarheter.
ISO-sertifiseringer – Standarder for beste praksis innen cybersikkerhet.
I motsetning til on premise ERP, hvor bedrifter selv må opprettholde IT-sikkerhet, har skybaserte ERP-leverandører dedikerte og profesjonelle sikkerhetsteam som håndterer dette på vegne av kundene. Sikkerhetshull oppdages og blir lukket fortløpende.
Overgang til cloud
Noen bedrifter er usikre på overgangen fra et eksisterende system til en cloud ERP-løsning. En erfaren IT-partner eller konsulentselskap kan bidra med å analysere behov, planlegge integrasjoner og gi skreddersydd opplæring. På den måten sikrer man at ansatte forstår hvordan de kan utnytte nye funksjoner, og at systemet spiller godt sammen med bedriftens øvrige digitale verktøy. Dette er spesielt relevant om du ser på løsninger som SAP ERP cloud, ERP in cloud, eller om du ønsker å migrere til private cloud eller public cloud multi tenant.
- Undersøk sertifiseringer, partner-status og referanser.
- Vurder et konsulentselskap med bransjeerfaring.
- Kartlegg bedriftens eksisterende systemer før implementering.
- Oppdag og lær deg mer om de nyere mulighetene som åpner seg med et moderne system.
- Sørg for god endringsledelse internt. Opplæring er viktig.
- Velg en ERP-partner som forstår vekstambisjonene dine.
- Be om en tydelig plan for fremtidige oppdateringer og vedlikehold, se til å få support på ditt språk.
- Test først. Det er som regel en fordel med et pilotprosjekt for å se at alt virker som det skal før man går live.
Les mer om våre spesialister innen ERP her.
Kostnader og lønnsomhet med Cloud ERP
En av de største fordelene med Cloud ERP er at det ofte er mer kostnadseffektivt enn tradisjonelle løsninger. Men hva bør du forvente av utgifter? Hva kan du spare inn på? Er det noen investeringer du kan gjøre som er lønnsomme?
- Implementeringskostnader – Konsulentbistand for oppsett og integrasjoner kan være nødvendig.
- Abonnementsmodell – De fleste leverandører tilbyr måneds- eller årsabonnement, ofte basert på antall brukere.
- Tidskostnader. Ansatte må kunne bruke tid på opplæring, ledelsen må også ha tid til å lede endringsprosjektet.
- Tidsbesparinger. Mye kan automatiseres i nyere løsninger. Dette kan frigjøre tid som kan investeres i analyse og bedre styring. Bli proaktiv.
- Lavere risiko for driftsstans og tap av data. Med bedre sikkerhet får du lavere risiko for tap av data, driftsstans og reparasjoner som kan være meget kostbart.
- Ekstra moduler – Funksjoner som avansert analyse eller AI-drevet innsikt kan koste ekstra.
- Bedre investeringer. Mange av kostnadene er lønnsomme på sikt. Med et modernere system får du tilgang til ny innsikt, ofte gjennom AI. Dette bidrar til bedre økonomiske beslutninger.
- Langsiktige besparelser – Reduserte IT-kostnader, mindre nedetid og automatisering av prosesser gir gevinst over tid.
Les mer: Alt om SAP S/4HANA
Hvordan velge en passende løsning
Du finner mest variasjon basert på hvor mye kontroll og tilpasninger du trenger for din bedrift. Størrelse, vekstplaner og kompleksitet i din bedrift bør også påvirke valget. Kostnader spiller også inn. Språk og lokale tilpasninger til lover og regler sammen med integrasjoner til myndigheter som for eksempel gjennom Altinn er viktig. Sitter mange ansatte i forskjellige land? Da kan CDN være viktig og det er lettere tilgjengelig i public cloud. Noen kan sitte med en optimal hybrid løsning hvor noe er i public cloud og noe er i private cloud og ofte kommer dette av begrensninger i budsjett, tid eller så kallet teknologisk gjeld og arv av gammel programvare. I denne blandingen kan noen også faktisk sitte på en del i en on-prem løsning, men på mellomlang sikt, eller så fort det finnes ressurser er det ofte fordelaktig å få denne løsningen i enten public eller private cloud.
- Public cloud er lett skalerbart. Mange deler på ressursene og mer ekstra er raskt tilgjengelig.
- Du får en rimeligere løsning med public cloud.
- Det er vanlig med en høy oppetid på over 99,9% i en SLA (serviceavtale) for public cloud.
- Er tilpasninger viktige så gir privbate cloud mer fleksibilitet.
- Den høyeste sikkerheten har du i private cloud hvor det er kun din installasjon som kjører i en isolert serverinstans.
- For helseforetak, finans, forsvar eller annen offentlig og litt mer kritisk virksomhet er private cloud oftere anbefalt.
- Kjører du fortsatt noen litt utdaterte applikasjoner og ser for deg at dette fortsetter en stund fremover så er private cloud ofte mer passende.
- Du får mer forutsigbare kostnader i private cloud. Du betaler for en bestemt kapasitet og er uavhengig av hvor mye systemet brukes.
- I private cloud har du mer kontroll på konfigurasjon av hardware.
Dette er bare toppen av isfjellet og vi anbefaler at du tar kontakt med en rådgiver hvis du ønsker mer nøyaktig informasjon tilpasset din situasjon.
Hvordan velge leverandør
Når du skal velge en leverandør av cloud ERP systemer, er det viktig å se på mer enn bare funksjonaliteten i systemet. Det neste er at du ikke kun velger et system, du velger også hvordan du får hjelp til å få mest mulig ut av systemet gjennom rådgivning og support. En ERP-leverandør som også tilbyr konsulenttjenester og opplæring, kan gjøre overgangen til en ERP cloud-løsning mye enklere.
Det er blitt vanligere at leverandør av konsulenttjenester er en uavhengig partner. Samtidig er det ofte på plass sertifiseringer og partnerstatus gjennom for eksempel gull eller platinum -nivå. Faktorer som sikkerhet, support, skreddersydd opplæring og erfaring med å integrere ulike moduler spiller en stor rolle for å sikre at du får maksimalt ut av løsningen.
- Se etter systemleverandører som tilbyr konsulenttjenester og skreddersydd opplæring fra et nettverk med kvalitetssikrede partnere.
- Vurder skysikkerhet som viktig sammenlignet med lokale løsninger.
- Sørg for at leverandøren har erfaring med integrasjon mot eksisterende systemer.
- Finn ut av sertifiseringer og nivå på partnerstatus for leverandør av konsulenttjenester, support, tilpasninger og drift.
- Undersøk muligheten for kontinuerlig støtte og hyppige oppdateringer.
Oppsummering
Cloud ERP-løsninger gir et moderne og skalerbart rammeverk for å håndtere økonomi, logistikk, produksjon og mye mer i skyen. Enten du velger en SaaS ERP-modell eller en managed cloud-løsning, er det viktig å vurdere sikkerhet, support og opplæring for å lykkes.
Gjennom godt samarbeid med en erfaren leverandør eller konsulentselskap, kan du oppnå bedre effektivitet og kostnadsbesparelser sammenlignet med tradisjonell on premise ERP.
- Skybasert erp passer både for små og store bedrifter.
- Sikkerhet i skyen kan være like god som, eller bedre enn, lokale løsninger.
- Konsulenthjelp og god opplæring er avgjørende for suksess.
- Kontinuerlig støtte og oppdateringer er ofte inkludert i cloud ERP software.
- En god IT-partner kan bidra til å realisere vekstambisjoner gjennom teknologi.