Varje år börjar tusentals nya elever gymnasiet och alla behöver egna datorer till skolarbetet. Tidigare har skolans kommun ansvarat för beställningen till de antalet datorer som har behövts. Det har inneburit att alla elever har fått likadana datorer som kommunen har varit ägare och skolans IT-avdelning har ansvarat för all förberedelse och support.

Med den nya lösningen från Pearl och Komplett Bedrift så blir beställningen av datorerna mer flexibel och enklare för både kommunen och skolan. Via en egen portal kan eleverna själva beställa sin dator och välja bland flera alternativ som kommunen har tagit fram. Datorerna subventioneras av kommunerna så att eleverna endast behöver betala en självrisk. Självrisken varierar beroende på vilken dator eleven väljer.

Statusmöte klockan ett på natten

Första versionen av lösningen byggdes 2020 och tidsschemat var tajt: Beställningen kom i maj och studenterna skulle ha sin dator i augusti – med beställningar ända in till juli.

”Det gick väldigt bra, men vi fick ont om tid. Pearl jobbade dag och natt, jag vet att de hade bland annat statusmöte klockan ett på natten.” Säger Tormod Hystad, Customer Journey Manager B2B hos Komplett. ”De la ner en superinsats, både Pearl Group och våra egna utvecklare. Alla elever fick sin dator innan skolstart.”

Projektledaren på Pearl, Sarita Engebretsen, berättar varmt om samarbetet.
”Det var ett utmärkt samarbete där alla från teamet arbetade tillsammans från start och löste allt. Komplett har haft en tät uppföljning och låg tröskel till att svara på telefon, något som är nödvändigt när man jobbar hemifrån, vilket vi gjorde under Corona” säger hon.

”Detta var ett typ av projekt som man verkligen såg hur bra människorna är. Tillsammans klarade vi att lösa uppgifter som var helt nya för oss.” Tillägger SAP-konsult Miodrag Marinkovic.

Sarita Engebretsen och Miodrag Marinkovic tycker att student-pc-projektet med Komplett Bedrift var ett utmärkt samarbete.

Inte utan utmaningar

Utvecklingen av lösningen har inte varit helt utan motstånd för samarbetspartnerna.

För backend är det SAP:s ERP som gäller och detta har varit en del av Pearl Groups samarbete. Med två köpare av samma produkt – både eleven och kommunen – var det en hel del som behövde skräddarsys och anpassas.

Köpet är i grunden ett privat konsumentköp; det är eleven som äger datorn samt alla rättigheter och garantier som följer med. Det innebär att eleven får ett fullständigt kvitto för hela köpet – men utan att behöva betala för totalbeloppet.

Mellanskillnaden som betalas av kommunen och som helst inte betalar var och en av de tusentals datorer med swish eller vanlig banköverföring, som eleverna i vanliga fall gör. Här behövdes det elektroniska samlingsfakturor och rapporter om vilka inköp som fakturorna bestod av.

I tillägg önskade de att erbjuda olika typer av försäkringar till eleverna utefter deras behov och annan extrautrustning som till exempel ”sleeves” vilket betydde att de även hade behov för en så kallad BOM (Bill of Materials) – en lista över varje vara som är inkluderad i köpet.

Tormod Hystad och kollegan Kai Sæther är imponerade över hur samarbetet mellan Pearl Group och Komplett Bedrift har fungerat.

”Väldigt proffsigt”

En annan utmaning var att säkerställa att eleven som beställer faktiskt har rätt till att få det subventionerat från kommunen. I första versionen av portalen behövde detta godkännas manuellt av kommunen men i årets version gjorde lösningen det automatiskt genom att extrahera information från kommunens portal om vilka elever som hade erbjudits en skolplats och därmed var behöriga till att beställa en dator.

Så länge eleverna är godkända som köpare skickas de vidare till Komplett-portalen där de kan välja bland kommunens utvalda datorer. Själva portalen fungerar både på skrivbordet och i mobilen och har utvecklats av två sommarstudenter och en integrationsdesigner på Komplett Bedrift. Den är helintegrerad i den vanliga webbbutiken på Komplett.no och eleverna kan därmed se ordern på den vanliga ”min order” och få hjälp med sin dator via kundsupport på samma sätt som för alla Komplett-produkter.

Trots att huvuddelen av arbetet skedde under Coronapandemin så gick arbetet smärtfritt.

”Eller det gick egentligen bättre än smärtfritt, det fungerade superbra. Kommunerna som har använt lösningen har varit väldigt aktiva i sin respons och input och Pearl har varit snabba på att direkt rätta till när det har varit något småfel” berättar Account Manager på Komplett, Kai Sæther.

Rogaland kommun kom in som kund till lösningen i år och är väldigt nöjd med lösningen och samarbetspartnerna än så länge.

”Det är väldigt snyggt. Portalen fungerar bra, de är väldigt proffsiga och levererar som de ska” säger rådgivare Tore Wersland på utbildningsavdelning på Rogaland kommun.