Hvert år starter tusenvis av nye elever på videregående, og alle sammen må ha laptop til å gjøre skolearbeidet. Tidligere ble dette løst ved at fylkeskommunen la ut et anbud med bestilling av antallet datamaskiner de hadde behov for. Det innebar at alle elever fikk samme pc, at fylkeskommunen sto som eiere, og skolenes IKT-ansvarlige måtte stå for all klargjøring og support.

Med den nye løsningen fra Pearl og Komplett Bedrift blir pc-bestillingen mye mer fleksibel for elevene, og enklere for fylkeskommunen og skolene. Via en egen portal kan nemlig elevene selv bestille sin egen pc, og velge blant flere alternativer som fylkeskommunen har plukket ut. Pc-ene er subsidiert av fylkeskommunen, slik at elevene selv bare betaler en egenandel. Størrelsen på egenandelen kommer an på hvilken pc eleven velger.

Statusmøte klokken ett på natta

Første versjon av løsningen ble bygget i 2020, og tidsskjemaet var stramt: Bestillingen kom i mai, og elevene skulle ha pc-ene i august – med bestillinger allerede fra juli.

– Det gikk veldig bra, men vi fikk dårlig tid. Pearl jobbet natt og dag, jeg vet de blant annet hadde statusmøte klokken ett på natta, forteller Tormod Hystad, Customer Journey Manager B2B hos Komplett.

– Det ble lagt inn en super innsats både fra Pearl Group og våre egne utviklere, og samtlige elever fikk pc-en sin til skolestart.

Prosjektleder i Pearl, Sarita Engebretsen, snakker like varmt om samarbeidet.

– Det var et perfekt samarbeid, hvor alle fra teamet fungerte med en gang og løste alt. Komplett har tett oppfølging og lav terskel for å plukke opp telefonen, noe som er helt nødvendig når man jobber hver for seg, som vi gjorde under korona, sier hun.

– Dette var en type prosjekt hvor man virkelig ser hvor flinke folkene er. Sammen klarte vi å løse utfordringer som var helt nye for oss, supplerer SAP-konsulent Miodrag Marinkovic.

Sarita Engebretsen og Miodrag Marinkovic mener elev-pc-prosjektet med Komplett Bedrift var et perfekt samarbeid. 

Ikke uten utfordringer

Utviklingen av løsningen har nemlig ikke vært helt uten utfordringer for samarbeidspartnerne.

Backend er det SAPs ERP som gjelder, og dette har vært Pearl Groups del av samarbeidet. Med to kjøpere av samme produkt – både eleven og fylkeskommunen – var det nemlig en hel del skreddersøm og tilpasning som måtte til.

Kjøpet er i utgangspunktet et privat forbrukerkjøp; det er eleven som eier pc-en, og alle rettigheter og garanti følger eleven. Det innebærer at eleven må få en fullverdig kvittering for hele kjøpet – men uten å måtte betale totalbeløpet.

For mellomlegget skal jo betales av fylkeskommunen, som dessuten helst ikke vil betale hver enkelt av de tusenvis av pc-ene med vipps eller vanlig nettbankbetaling, slik elevene gjør. Her trengtes det elektroniske samlefakturaer, og rapporter over hvilke kjøp fakturaene besto av.

I tillegg ønsket de å tilby forskjellige typer forsikringer etter elevens behov, og annet ekstrautstyr som for eksempel «sleeves», som betydde at det også var behov for en såkalt BOM («Bill of Materials») – en liste over varene som er inkludert i kjøpet.

Tormod Hystad og kollega Kai Sæther er imponert over hvordan samarbeidet mellom Pearl Group og Komplett Bedrift har fungert.

– Virker proffe

En annen utfordring var å sørge for at eleven som bestiller, faktisk har rett til å få subsidiert pc fra fylkeskommunen. I første versjon av portalen måtte dette godkjennes manuelt av fylket, men i årets versjon ble løsningen å gjøre dette automatisk ved å hente ut informasjon fra fylkeskommunenes administrative portal, Vigo, om hvem som har fått tilbud om skoleplass, og dermed hadde rett til skole-pc.

Så sant elevene blir godkjent som kjøper, kommer de videre til Komplett-portalen hvor de kan velge blant fylkeskommunens utvalgte pc-er. Selve portalen fungerer både på desktop og mobil, og ble faktisk utviklet av to sommerstudenter og en interaksjonsdesginer hos Komplett Bedrift. Den er helt integrert i den vanlige nettbutikken på Komplett.no, og elevene kan dermed se ordren på de vanlige «Mine ordre»-sidene, og få hjelp med pc-en via kundestøtten på samme måte som med alle andre Komplett-produkter.

Og til tross for at hoveddelen av arbeidet skjedde i begynnelsen av koronapandemien, gikk arbeidet smertefritt.

– Eller, det gikk egentlig bedre enn smertefritt, det fungerte kjempebra. Fylkeskommunene som har brukt løsningen har vært veldig aktive i tilbakemeldinger og input, og Pearl har vært lette på foten og fikset med en gang hvis det har vært småfeil, forteller Account Manager i Komplett, Kai Sæther.

Rogaland fylkeskommune kom inn som kunde av løsningen i år, og er fornøyde med løsningen og samarbeidspartnerne så langt.

– Det er veldig kjekt. Portalen fungerer bra, og de virker proffe og leverer som de skal, sier rådgiver Tore Wersland i Rogaland fylkeskommunes opplæringsavdeling.