Nya, integrerade system i SAP S/4HANA för Atea Logistics

Sammanfattning

När centrala processer är beroende av föråldrad programvara och system utan support krävs det snabba åtgärder. För Atea Logistics innebar detta att affärskritiska processer behövde bytas ut – med ett fastställt go-live-datum redan innan projektet startade. I samarbete med Pearl fick de på mindre än ett år ett nytt och integrerat systemlandskap baserat på SAP S/4HANA.

Utmaning

Atea Logistics stod inför en utmanande situation. Deras system byggde på egenutvecklad och föråldrad programvara som hade varit i drift i över 20 år, utan modern funktionalitet eller leverantörstöd. Det gjorde det nödvändigt att genomföra en snabb och kontrollerad ersättning.

En central utmaning var övergången från specialanpassade system, utvecklade specifikt för Atea Logistics behov, till standardiserade SAP-lösningar.

Det nya systemet behövde hantera funktioner för försäljning, avancerad prissättning, integration mot lagersystem, inköp och fakturahantering. Dessutom skulle systemet skicka pris- och lagersaldon var femtonde minut till övriga bolag inom Atea-koncernen.

– De viktigaste drivkrafterna bakom investeringen var behovet av ökad skalbarhet, effektivare processer och en gemensam systemplattform som kunde stödja både fortsatt tillväxt och ett tätare samarbete inom koncernen, säger Kajsa Carlén, CFO på Atea Logistics.

Lösning

Projektets omfattning var tydligt definierad: inom ett år skulle alla absolut nödvändiga affärsprocesser ersättas.

Atea Logistics gick från föråldrade, skräddarsydda lösningar till en standardiserad SAP S/4HANA-plattform med ett betydligt enklare och mer sammanhållet systemlandskap.

De nya lösningarna kopplar samman ekonomi- och logistiksystem och ger bättre kontroll och överblick över hela organisationen. Samtidigt ersattes flera komplexa system som Atea Logistics tidigare varit helt beroende av med modern programvara.

De nya systemen stödjer både den dagliga verksamheten och företagets framtida tillväxt.

– Lösningen för Atea Logistics är en MVP (Minimum Viable Product) – anpassad efter våra behov, utan att vara överutvecklad. Pearl hanterade den balansen på ett utmärkt sätt, berättar Kajsa.

Framgångsfaktorer

En viktig framgångsfaktor var samarbetssättet. Båda parter bidrog med små, effektiva team, vilket gjorde det möjligt att arbeta nära och smidigt tillsammans. Atea-teamet hade gott stöd från ledningen, vilket gav både handlingsutrymme och snabba beslut genom hela projektet.

Projektet leddes på ett strukturerat och pragmatiskt sätt. Både Pearl och Atea Logistics prioriterade att bygga starka relationer inom projektteamet, och utmaningar möttes med öppen dialog. När tempot behövde höjas samlades teamen fysiskt för att fatta snabba beslut och hitta lösningar direkt.

Resultatet blev ett projekt som levererades i tid, med lösningar som stöder Atea Logistics viktigaste affärsprocesser.

Hur stöttar lösningen på lång sikt?

En SAP-lösning med en stabil masterdatabas och minimalt med kundanpassningar ger flexibilitet, något som är helt avgörande inom IT-branschen.

– När hela koncernen befinner sig i samma SAP-miljö talar vi samma språk och arbetar som en enhetlig organisation, säger Kajsa Carlén.

Vad var viktigt för Atea Logistics vid valet av ERP-partner?

– De viktigaste egenskaperna hos en ERP-partner är kompetens och kunskap om systemet. Det handlar också om att hitta en balans, att utmana gamla arbetssätt samtidigt som man är flexibel gentemot kundens behov.